Digitalizzazione

Digitalizzazione o dematerializzazione documentale: perchè conviene?

Digitalizzazione
La trasformazione in digitale del dato analogico (digitalizzazione) e la gestione del dato informatico in modo strutturato creano un significativo abbattimento dei costi aziendali e consentono di concentrare tutte le energie sulla cura del core business.

Grazie ai servizi di digitalizzazione e gestione dati, si ottengono diversi vantaggi, tra i quali:

Normalizzazione e digitalizzazione

Siamo in grado di rendere omogenea tutta la documentazione attraverso il processo di normalizzazione. Tale processo è necessario per trasformare un archivio cartaceo in uno digitale. Rendere i documenti leggibili per la scansione consente di velocizzare tutte le procedure d’indicizzazione e digitalizzazione. Attraverso scanner professionali, le immagini vengono digitalizzate seguendo le impostazioni qualitative condivise con il cliente. Se necessario, le immagini possono essere elaborate da software specifici al fine di migliorarne la qualità rispetto l’originale cartaceo.

Data Entry

Forniamo il servizio d’inserimento dati estrapolandoli da un database cartaceo fornito dal cliente. Dopo la digitalizzazione dell’archivio, inizia il processo di data entry. A seconda delle esigenze i dati verranno trasformati nel formato richiesto applicando, ove necessario, filtri e collegamenti ad altri archivi digitalizzati per consentire l’inserimento nei sistemi gestionali aziendali.

Catalogazione

Offriamo inoltre un servizio catalogazione, qualora il cliente desiderasse gestire e custodire il proprio database cartaceo. Con questo servizio i documenti saranno raccolti in scatole appositamente costruite per la corretta custodia secondo le norme vigenti. L’intero database subirà un processo d’indicizzazione per facilitare il reperimento del documento cartaceo debitamente custodito.

Gestione documentale

Permettiamo ai nostri clienti di gestire i documenti via web: tramite un’interfaccia web, ogni database può essere depositato e consultato in remoto dai membri di un’azienda. grado, inoltre, di offrire ai propri clienti un apposito software di consultazione per la gestione web dei documenti. Il database è conservato presso una WebFarm e potrà quindi essere consultato in qualsiasi momento: 365 giorni l’anno, 24 ore su 24, anche in caso di guasti.

Questo tipo di tecnologia ha alcuni vantaggi molto importanti: - Facile reperibilità del documento - Condivisione di interi database - Risparmio di tempo per la consultazione - Risparmio di carta - Ottimizzazione dei processi di ricerca - Annullamento dei costi di gestione - Massimi livelli di Servizio

La gestione documentale via web consente inoltre di:

Conservazione sostitutiva digitale

Siamo in grado anche di offrire un servizio di conservazione sostitutiva della documentazione aziendale in conformità delle normative vigenti.

Affinché sia possibile dichiarare un documento “sostitutivo” è necessario che racchiuda 3 caratteristiche fondamentali:

I documenti creati avranno tutti i requisiti necessari per permettere ai proprietari lo smaltimento dei documenti cartacei in ottemperanza alla normativa vigente.

Chi è Solid Group

Fondata nel 1992 e con sede a Milano, Solid Group è una società di consulenza e formazione che dal 2000 ha all’attivo più di 200.000 ore di formazione erogate ad aziende, professionisti e risorse inoccupate.